Vijf tips voor een opgeruimde mailbox

Binnen het bedrijfsleven is e-mail nog altijd het meest gebruikte communicatiemiddel. Het is misschien niet de meest efficiënte manier van communiceren, maar met werknemers verspreid over verschillende locaties binnen of buiten het kantoor, is het wel de meest laagdrempelige en toegankelijke manier van communiceren. Als er zoveel communicatie via e-mail gaat, heb je binnen no-time een flink gevulde mailbox, tenzij je probeert om deze op een efficiënte manier te organiseren en bij te houden!

5 tips voor een opgeruimde mailbox

5 tips voor een opgeruimde mailbox

In het afgelopen jaar heb ik aardig wat ervaring gekregen met het organiseren en opruimen van mijn mailbox. In verschillende situaties heb ik bepaalde methoden toegepast en daardoor ben ik erachter gekomen wat wel en niet werkt. Toen ik na mijn vakantie van twee weken weer aan de slag mocht, stond ik oog in oog met een bomvolle mailbox. Maar gelukkig was deze een week later alweer helemaal opgeruimd!

Maak tijd voor het opruimen van je mailbox

Het allerbelangrijkste, maak tijd voor je mailbox! Normaal gesproken werk ik vier dagen per week, maar in de eerste week na mijn vakantie werd mijn tijd opgeslokt door afspraken buiten de deur en meetings op kantoor. Hierdoor had ik uiteindelijk bij elkaar opgeteld qua uren maar één dag om mijn mailbox op te ruimen en ik kan je vertellen dat dat niet werkt. De week daarop besloot ik het anders aan te pakken. Maandag werd mailbox dag, waarop ik onderstaande tips toepaste, en dinsdag had ik ingepland voor de laatste beetjes. Vervolgens ging ik dinsdagavond met een lege mailbox naar huis! Als je er tijd voor maakt, is het zo gepiept!

Zorg dat je mailbox leeg is als je naar huis gaat

Na een vakantie is dat natuurlijk een beetje lastig, maar als je mailbox eenmaal leeg is, zorg er dan voor dat deze vanaf dat moment aan het einde van elke dag leeg is! Dit wordt ook wel inbox zero genoemd. Op deze manier begin je elke dag met een lege mailbox en heb je ook iets minder stress. Als je elke ochtend geconfronteerd wordt met een flink getal aan e-mailtjes is dat in mijn geval niet goed voor mijn gemoedsrust.

Scan je e-mails en plan ze in

Leuk zo’n lege mailbox aan het einde van de dag, maar hoe doe ik dat in vredesnaam als ik bijvoorbeeld 100 nieuwe e-mails, of misschien wel meer, op een dag krijg? Simpel! Scan & Plan. Alle e-mails die je kan afhandelen in minder dan tien minuten kan je het beste direct oppakken. Alle e-mails waar je meer tijd voor nodig hebt verplaats je naar je todo mapje en geef je vervolgens een mooi plekje in je agenda.

Maak gebruik van automatische filters

Naast inhoudelijke e-mails die een reactie vereisen krijg je natuurlijk ook wel eens informatieve mailtjes waar je niet direct iets mee hoeft te doen. Denk hierbij aan nieuwsbrieven of bijvoorbeeld statistieken die automatisch worden uitgedraaid. Dit soort e-mails kan je het beste door een automatische filter direct in een eigen mapje plaatsen. Zo voorkom je dat je mailbox overstroomt met e-mails waar je eigenlijk niks mee hoeft te doen. Op een rustiger moment kan je naar je nieuwsbrieven of statistieken mapje gaan en kan je op je gemak alles doorlezen.

Soms sloeg ik een beetje door met de hoeveelheid filters, waardoor het juist een rommeltje werd en ik e-mails over het hoofd ging zien. Gebruik maken van geautomatiseerde filters is goed, mits het daardoor niet te ingewikkeld wordt!

Sorteer je e-mails als conversaties

Sinds een paar jaar is het mogelijk om e-mails samen te voegen als conversaties. Zo worden alle e-mails die verstuurd zijn met hetzelfde onderwerp gegroepeerd en wordt dit getoond als één e-mailbericht. Hierdoor heb je meer overzicht, ben je sneller op de hoogte en lijkt het stiekem ook alsof je minder e-mails hebt! ;)

Hebben jullie nog andere tips voor een opgeruimde mailbox?